Guías por perfil

El administrador de fincas es el perfil con más permisos de la aplicación. Es el único que ve las pestañas de Hacienda, Asesor LPH, Calendario y Buzón administrador, y el único que puede crear comunidades nuevas.

Tus comunidades

Al entrar aterrizas en Mis Comunidades, con una tarjeta por cada comunidad que administras. Desde el botón Nueva Comunidad das de alta una comunidad y arrancas el asistente de configuración.

Listado de comunidades. La etiqueta «Administrador/a» indica tu rol en cada una.

Marca una comunidad con la estrella para fijarla como favorita y que aparezca siempre la primera.

Pestaña Comunidad

Es la ficha general: dirección, CIF, referencia catastral, datos de contacto, junta de gobierno y usuarios. Desde aquí das de alta vecinos, asignas cargos y editas los datos de la comunidad con el botón Editar.

Vista del administrador: el menú lateral incluye Hacienda, Asesor LPH, Calendario y Buzón administrador.

Pestaña Edificio

Aquí está la estructura física: divisiones (portales, parkings…), propiedades y coeficientes. Puedes añadir propiedades una a una, importarlas desde el Catastro por referencia catastral, subir un CSV, ver el modelo 3D del edificio y exportar el listado en PDF.

Divisiones y coeficientes. La cabecera resume propiedades y porcentaje total asignado.

Vigila que el coeficiente total sume 100 %: es la base del reparto de cuotas.

Pestaña Finanzas

El centro económico de la comunidad: cuentas bancarias, movimientos (con importación de ficheros Norma 43), categorización de gastos, cuotas ordinarias y extraordinarias, remesas SEPA, morosidad e informe anual.

Cuentas, saldo total y accesos al informe anual y al análisis de morosidad.

Pestaña Hacienda (solo administrador)

Reservada a tu perfil. Reúne el personal contratado (porteros, conserjes), las nóminas mensuales con sus cotizaciones e IRPF, las fuentes de ingresos y las obligaciones fiscales de la comunidad (modelos 347, 111, 190, 303…).

Alta de empleados y generación de nóminas.

Al generar una nómina, la aplicación calcula devengos, deducciones y coste de empresa, y te deja descargar el recibo de salarios en PDF.

Nóminas generadas y modelos de Hacienda que aplican según la situación de la comunidad.

Pestaña Incidencias

Todas las incidencias de la comunidad, con filtros por estado (Activas, Todas, Abierta, En proceso, Resuelta) y buscador por título o por persona asignada. Puedes crearlas, editarlas, asignarlas a un proveedor o a un trabajador y cerrarlas.

Por defecto se muestran solo las activas: pulsa «Todas» para ver también las resueltas.

Pestaña Proveedores

Proveedores agrupados por categoría de gasto, con sus horarios y las personas que trabajan para ellos. Desde Detectar proveedores la aplicación propone proveedores a partir de los movimientos bancarios.

Cada proveedor muestra sus turnos y los trabajadores con acceso a la app.

Documentos, comunicados y votaciones

En Documentos organizas actas, contratos, convocatorias, estatutos, facturas y presupuestos en carpetas, decidiendo cuáles son visibles para los vecinos.

La etiqueta «Vecinos» indica qué carpetas ven los propietarios.

En Comunicados envías avisos a todos los vecinos (generales o urgentes) con notificación incluida.

Los comunicados urgentes se destacan en rojo en la app de los vecinos.

En Votaciones creas propuestas y sigues los resultados en tiempo real, con participación por propiedades.

Resultados en vivo y porcentaje de participación.

Asesor LPH

Un asistente con inteligencia artificial para resolver dudas sobre la Ley de Propiedad Horizontal. Es una ayuda orientativa: no sustituye al asesoramiento legal profesional.

Consultas sobre la LPH con historial de conversaciones.

Resumen de permisos

AcciónAdministradorCrear comunidades y usuariosSíPropiedades, coeficientes y CatastroSíCuentas, cuotas, remesas y morosidadSíEmpleados, nóminas y modelos fiscalesSí (perfil exclusivo)Incidencias: crear, asignar y cerrarSíDocumentos, comunicados y votacionesSíAsesor LPH, Calendario y BuzónSí (perfil exclusivo)

Esta guía cubre a los miembros de la junta de gobierno: presidente y vicepresidente (y, con los mismos permisos de gestión, los vocales). Todos ellos pueden gestionar casi toda la comunidad, pero no acceden a la parte fiscal ni a las herramientas internas del administrador.

Lo que ves al entrar

El menú lateral muestra: Comunidad, Edificio, Finanzas, Documentos, Incidencias, Proveedores, Pases, Comunicados y Votaciones.

En la ficha de la comunidad tienes el bloque Junta de Gobierno con los cargos vigentes y su historial.

Qué puedes gestionar

• Vecinos y propiedades: dar de alta usuarios, editar propiedades y coeficientes.
• Cuotas: calcular las ordinarias, crear derramas y hacer seguimiento de los pagos.
• Incidencias: crearlas, asignarlas a un proveedor o trabajador y cerrarlas.
• Juntas: convocar reuniones, registrar la asistencia y publicar el acta.
• Comunicados y votaciones: enviar avisos y abrir o cerrar votaciones.
• Documentos: subir actas, contratos, presupuestos y facturas.

Finanzas

Consultas cuentas, saldo y movimientos, y trabajas con cuotas, morosidad e informe anual. La contabilidad la mantiene el administrador, pero tú tienes visibilidad completa para fiscalizarla.

Incidencias

Comunicados y votaciones

Diferencias con el administrador

El perfil de trabajador es el de las personas que prestan servicio en la comunidad por cuenta de un proveedor (limpieza, mantenimiento, ascensores…). Es una vista reducida y centrada en su trabajo diario: solo tiene tres apartados.

Mi jornada

Es la pantalla principal. Muestra un reloj con la hora actual y un botón grande para fichar entrada y, después, fichar salida. Debajo tienes el historial de últimas jornadas con la hora de entrada, la de salida y el tiempo trabajado.

El administrador de la comunidad ve estas jornadas y puede validarlas; por eso es importante fichar con puntualidad y corregir cuanto antes cualquier olvido.

Incidencias

Aquí ves únicamente las incidencias que tienes asignadas, agrupadas por estado. También puedes crear una incidencia nueva si detectas un problema mientras trabajas.

Proveedores

Consulta la información de tu empresa y los horarios y turnos asignados en esa comunidad.

Qué no ves

El trabajador no accede a finanzas, documentos, cuotas, votaciones ni a los datos del resto de vecinos. Su acceso se limita a la comunidad —o comunidades— donde presta servicio.

Como vecino tienes acceso de consulta a la información de tu comunidad y puedes participar activamente: reportar incidencias, votar y reservar instalaciones. Las tareas de gestión (crear cuotas, asignar incidencias, subir documentos) corresponden al administrador y a la junta.

Tu comunidad

Al entrar ves tus comunidades y, dentro de cada una, la ficha con los datos generales, la ubicación y la junta de gobierno vigente.

Cuotas y finanzas

Consulta el estado económico de la comunidad: cuentas, saldo y movimientos. Es una vista de solo lectura: no puedes modificar cuentas ni movimientos.

Incidencias

Puedes reportar una incidencia (una avería en el portal, una luz fundida, una filtración) y seguir su estado hasta que se resuelve.

Documentos y comunicados

Accedes a las carpetas que el administrador marca como visibles para vecinos: actas, convocatorias, estatutos, presupuestos… Y recibes los comunicados de la comunidad, con aviso destacado cuando son urgentes.

Votaciones

Participa en las decisiones de la comunidad votando las propuestas abiertas. Verás los resultados y la participación conforme voten el resto de propietarios.

Tu perfil

Desde Mi perfil actualizas tu teléfono, tu correo, tu avatar y tu contraseña, y eliges el tema claro u oscuro.

Qué no puedes hacer

• Crear o modificar cuotas, remesas y movimientos bancarios.
• Asignar incidencias a proveedores o cerrarlas.
• Convocar juntas ni publicar actas.
• Dar de alta usuarios o propiedades.

Si necesitas cualquiera de estas gestiones, contacta con el administrador o con el presidente de tu comunidad.