Documentación pública de la plataforma Afincados
Cosa può fare ogni profilo nell'applicazione: amministratore, presidente, condomino e lavoratore.
Cosa puoi consultare e fare come proprietario o inquilino: quote, segnalazioni, documenti, comunicazioni e votazioni.
Come condomino hai accesso in consultazione alle informazioni del condominio e puoi partecipare: segnalare guasti, votare e prenotare le aree comuni. La gestione (quote, assegnazioni, documenti) spetta all'amministratore e al consiglio.
Timbra la tua giornata, consulta le segnalazioni assegnate e controlla gli orari del tuo fornitore.
Il profilo lavoratore è quello di chi presta servizio nel condominio per conto di un fornitore (pulizie, manutenzione, ascensori…). È una vista ridotta con tre sole sezioni.
La schermata principale mostra l'orologio e un pulsante per timbrare l'entrata e poi l'uscita, oltre allo storico delle ultime giornate.
Il lavoratore non accede a finanze, documenti, quote, votazioni o dati degli altri condomini.
Cosa può gestire il presidente, il vicepresidente o un consigliere, e in cosa si differenzia dall'amministratore.
Il presidente — insieme a vicepresidente e consiglieri — può gestire quasi tutto il condominio, ma non accede alla parte fiscale né agli strumenti interni dell'amministratore.
Il menu laterale mostra Condominio, Edificio, Finanze, Documenti, Segnalazioni, Fornitori, Pass, Comunicazioni e Votazioni.
| Funzione | Presidente | Amministratore |
|---|---|---|
| Condomini, unità e millesimi | Sì | Sì |
| Quote, straordinarie e morosità | Sì | Sì |
| Fisco: dipendenti e buste paga | No | Sì |
| Consulente LPH e Calendario | No | Sì |
| Creare nuovi condomìni | No | Sì |
Tutto quello che puoi fare come amministratore: condomìni, edificio, finanze, fisco, segnalazioni, fornitori e comunicazione.
L'amministratore è il profilo con più permessi dell'applicazione. È l'unico che vede le schede Fisco, Consulente LPH, Calendario e Casella amministratore, e l'unico che può creare nuovi condomìni.
All'accesso arrivi su I miei condomìni, con una scheda per ogni condominio che amministri. Con Nuovo condominio ne crei uno e avvii la procedura guidata.
Elenco dei condomìni con il tuo ruolo in ciascuno.
La scheda generale: indirizzo, codice fiscale, dati catastali, contatti, consiglio e utenti. Da qui registri i condomini, assegni le cariche e modifichi i dati.
Vista amministratore: il menu include Fisco, Consulente LPH, Calendario e Casella.
La struttura fisica: divisioni, unità immobiliari e millesimi. Puoi aggiungere unità, importarle dal Catasto, caricare un CSV, aprire il modello 3D ed esportare in PDF.
Divisioni e millesimi: il totale deve arrivare al 100%.
Conti correnti, movimenti (con importazione Norma 43), categorie di spesa, quote ordinarie e straordinarie, addebiti SEPA, morosità e report annuale.
Conti, saldo totale e accesso al report annuale e all'analisi della morosità.
Riservata al tuo profilo: personale assunto, buste paga mensili con contributi e IRPEF, fonti di reddito e obblighi fiscali del condominio.
Registrazione dei dipendenti e generazione delle buste paga.
Buste paga generate e modelli fiscali applicabili.
Di default vedi solo quelle attive: premi «Tutte» per includere le risolte.
Ogni fornitore mostra turni e lavoratori con accesso all'app.
L'etichetta «Condomini» indica le cartelle visibili ai proprietari.
Le comunicazioni urgenti vengono evidenziate nell'app dei condomini.
Risultati in tempo reale e percentuale di partecipazione.
Assistenza orientativa: non sostituisce la consulenza legale.
Accedi per la prima volta, configura il tuo profilo e impara a muoverti nell'applicazione.
Accedi per la prima volta, verifica i tuoi dati e completa il tuo profilo.
L'amministratore di condominio o il presidente della tua comunità crea il tuo utente e ti invia le credenziali di accesso via email. In questo articolo ti spieghiamo come accedere la prima volta e configurare correttamente il tuo profilo.
Puoi accedere anche con il tuo account Google tramite l'apposito pulsante, purché utilizzi la stessa email registrata nella comunità.
Clicca su Recupera password nella schermata di accesso, inserisci la tua email e riceverai un link per impostarne una nuova.
Al primo accesso l'applicazione ti chiederà di verificare i dati registrati nella comunità. Controlla in particolare:
Se un dato non è corretto, correggilo e salva. Se un campo non è modificabile, contatta l'amministratore.
Vai su Il mio profilo dal menu utente, in alto a destra. Da lì puoi:
Scopri l'elenco delle comunità, la scheda della comunità e le sue sezioni di lavoro.
Tutta l'applicazione ruota attorno alla comunità. All'accesso vedrai l'elenco delle comunità a cui appartieni e, all'interno di ciascuna, una scheda con sezioni in cui si concentra il lavoro quotidiano.
I miei condomìni: una scheda per condominio, con il tuo ruolo.
È la schermata che appare subito dopo l'accesso. Per ogni comunità vengono mostrati il nome, l'indirizzo e un riepilogo dell'attività.
Cliccando su una comunità accedi alla sua scheda, organizzata in sezioni. In base al tuo ruolo ne vedrai alcune o tutte:
Le sezioni si caricano in modo indipendente, quindi puoi passare dall'una all'altra senza perdere ciò che stavi consultando.
L'applicazione è disponibile in spagnolo, inglese e italiano. Puoi cambiare lingua dal selettore nel menu in alto; l'interfaccia, le email e i documenti che generi seguiranno la lingua scelta.
Da Il mio profilo puoi inoltre attivare il tema scuro, più comodo con poca luce.
L'icona a campana nel menu in alto mostra gli avvisi in sospeso: nuove convocazioni, risposte alle tue segnalazioni, quote pubblicate o messaggi ricevuti. Cliccando su un avviso, questo viene segnato come letto e ti porta direttamente al contenuto.
Creazione e configurazione della comunità, utenti, proprietari e consiglio direttivo.
Qui puoi creare la tua comunità con un assistente che ti guiderà passo dopo passo.
Benvenuto! Creare una comunità è il primo passo per connettere i tuoi membri, centralizzare la comunicazione e gestire tutto in modo efficiente. In questo articolo ti guideremo passo dopo passo per rendere la tua nuova comunità pronta in pochi minuti.
Assistente per creare una nuova comunità
Prima di iniziare, assicurati di soddisfare quanto segue:
Compila il modulo iniziale con i dati della tua comunità:
Seleziona il tipo di comunità che meglio si adatta alle tue esigenze:
Controlla che tutti i dati siano corretti e clicca sul pulsante"Salva e Crea". Fatto! La tua comunità è attiva.
Una volta creata la tua comunità, ti suggeriamo di eseguire le seguenti azioni per iniziare bene:
Rendi operativa una nuova comunità: dati fiscali, scale, proprietà e conti bancari.
Una volta creata la comunità, la procedura guidata di configurazione ti accompagna in tutto ciò che serve per renderla operativa: dati fiscali, struttura dell'edificio, proprietari e conti bancari. Puoi uscire in qualsiasi momento e riprendere da dove avevi lasciato.
Completa l'identificazione della comunità:
Definisci come è organizzata fisicamente la comunità: scale o divisioni e i piani di ciascuna. Questa struttura ti servirà poi per raggruppare le proprietà e ripartire le spese per divisione.
Registra le unità immobiliari (appartamenti, locali commerciali, garage e cantine) con i relativi millesimi. Puoi crearle una a una, importarle da un file CSV oppure recuperarle direttamente dal Catasto.
Controlla le categorie di spesa (pulizie, ascensore, manutenzione, assicurazioni…). Ogni categoria può essere ripartita tra tutte le proprietà o solo tra quelle di una determinata divisione, così puoi avere spese pagate, ad esempio, solo dai condomini serviti dall'ascensore.
Aggiungi il conto o i conti della comunità. Potrai collegarli alla banca per sincronizzare automaticamente i movimenti o importare gli estratti in formato Norma 43.
Quando chiudi la procedura guidata la comunità è pienamente operativa. I passi successivi consigliati sono:
Tutti i dati inseriti possono essere modificati in seguito da Modifica comunità.
Creare una comunità è il primo passo per connettere i tuoi membri, centralizzare la comunicazione e gestire tutto in modo efficiente. In questo articolo ti guideremo passo dopo passo per lasciare pronta la tua nuova comunità in pochi minuti.
Benvenuto! Creare una comunità è il primo passo per connettere i tuoi membri, centralizzare la comunicazione e gestire tutto in modo efficiente. In questo articolo ti guideremo passo dopo passo per lasciare pronta la tua nuova comunità in pochi minuti.
Prima di iniziare, assicurati di soddisfare quanto segue:
Completa il modulo iniziale con i dati della tua comunità:
Seleziona il tipo di comunità che meglio si adatta alle tue esigenze:
Controlla che tutti i dati siano corretti e clicca sul pulsante"Salva e Crea". Fatto! La tua comunità è già attiva.
Una volta creata la tua comunità, ti suggeriamo di eseguire le seguenti azioni per iniziare bene:
Nomina presidente, vicepresidente e consiglieri e consulta lo storico delle cariche.
Il consiglio direttivo raccoglie le cariche elette dalla comunità. Oltre a registrare chi ricopre ciascun incarico, determina cosa ogni persona può fare all'interno dell'applicazione: i membri del consiglio vedono le informazioni economiche e possono intervenire su segnalazioni, riunioni e verbali.
Assegnando una carica, la persona riceve automaticamente i permessi corrispondenti: non è necessario modificarne il ruolo manualmente.
Quando la comunità rinnova le cariche, non cancellare le precedenti: assegna la nuova carica con la sua data di inizio e l'applicazione chiuderà il mandato precedente archiviandolo nello storico. In questo modo resta traccia di chi era presidente in ogni momento, cosa particolarmente utile quando si consultano verbali passati.
Da Storico del consiglio puoi vedere tutte le cariche che la comunità ha avuto, con il relativo periodo di mandato. È il posto dove verificare chi ha firmato un determinato verbale o chi presiedeva la comunità in un esercizio passato.
L'opzione Elimina va usata solo quando la nomina è stata inserita per errore, perché cancella il record dallo storico. Per un normale avvicendamento, nomina il successore invece di eliminare la carica precedente.
Crea gli utenti uno a uno o importali in blocco da CSV e invia loro le credenziali.
Gli utenti sono le persone che possono accedere alla comunità. Puoi crearli uno a uno oppure importare in un colpo solo l'intero elenco dei proprietari da un foglio di calcolo.
Se la comunità è nuova, la via più rapida è importare l'elenco completo.
L'applicazione non duplica gli utenti: se un'email esiste già nella comunità, i suoi dati vengono aggiornati invece di creare un nuovo account.
Ogni utente riceve le credenziali via email al momento della registrazione. Se un condomino non le trova o ha cambiato indirizzo email, apri la sua scheda e clicca su Reinvia credenziali: viene generata una nuova password e inviata nuovamente.
Alla vendita di un'abitazione, la prassi è rimuovere il vecchio proprietario e creare quello nuovo, collegandolo alla stessa proprietà affinché lo storico delle quote resti associato all'unità immobiliare.
Unità immobiliari, millesimi, scale, piani, Catasto e vista 3D dell'edificio.
Definisci scale e piani e visualizza la comunità in 3D per localizzare le segnalazioni.
La struttura di edifici e piani è la planimetria della comunità all'interno dell'applicazione. Serve a raggruppare le proprietà, ripartire le spese per divisione e, soprattutto, a localizzare visivamente le segnalazioni su un modello 3D.
Puoi riordinare gli edifici trascinandoli, così compariranno nello stesso ordine della realtà.
All'interno di ogni edificio definisci i piani e le proprietà presenti su ciascuno. Se tutti i piani sono uguali, crea il primo e usa Duplica piano: la distribuzione viene copiata e dovrai solo rinominare le unità.
Dal pulsante Vedi in 3D si apre un modello interattivo dell'edificio. Puoi ruotarlo, ingrandirlo e cliccare su qualsiasi unità o area comune.
La sua utilità principale è la gestione delle segnalazioni: quando segnali un guasto puoi indicarlo direttamente sul 3D, in modo che il fornitore sappia esattamente dov'è il problema senza bisogno di spiegazioni. Le segnalazioni aperte compaiono evidenziate sul modello.
Ogni divisione può avere il proprio inventario di elementi comuni: caldaie, ascensori, estintori, pompe di irrigazione… Registrarli permette di generare etichette con QR da applicare sull'apparecchiatura. Scansionando il QR si accede alla scheda pubblica dell'elemento, con lo storico di revisioni e segnalazioni.
Il pulsante Esporta in PDF genera un documento con la struttura completa dell'edificio e delle sue proprietà, utile da allegare a una convocazione o da consegnare a un fornitore.
Crea le unità immobiliari con i loro millesimi o importale direttamente dal Catasto.
Le proprietà sono la base di tutta la gestione economica: le spese vengono ripartite tra di esse in base ai millesimi ed è da lì che nascono le quote di ogni condomino. Conviene dedicarci tempo all'inizio per non dover correggere le quote in seguito.
La somma dei millesimi di tutte le proprietà deve essere 100. L'applicazione ti avvisa se il totale non torna.
Se conosci il riferimento catastale dell'immobile, puoi evitare l'inserimento manuale:
Le proprietà vengono create con i dati catastali già compilati. Dopo dovrai solo sistemare i millesimi e assegnare i proprietari.
Puoi anche caricare un file con l'elenco completo delle unità. Scarica il modello da Importa proprietà, compilalo e caricalo; vedrai un'anteprima prima di confermare.
Quando hai molte proprietà, selezionale con le caselle a sinistra e applica le modifiche a tutte insieme:
Verifica che ogni proprietà abbia i millesimi, il proprietario e le categorie di spesa corrette. Se un garage non deve pagare l'ascensore, togligli quella categoria: è così che la ripartizione delle spese rispecchia quanto deliberato dalla comunità.
Quote ordinarie e straordinarie, addebiti SEPA, banca, morosità e report.
Ripartisci il bilancio annuale tra le proprietà e pubblica la quota di ogni condomino.
La quota ordinaria è quanto ogni proprietario paga periodicamente per coprire le spese correnti della comunità. L'applicazione la calcola per te: tu indichi il bilancio e lei lo ripartisce tra le proprietà in base ai millesimi e alle categorie di spesa loro assegnate.
Appena salvi, ogni condomino vede la propria quota nella sua scheda e riceve una notifica.
Puoi modificare gli importi finché l'esercizio è aperto:
Se hai sbagliato il calcolo, apri la quota e clicca su Elimina. Questo cancella le quote di tutte le proprietà per quel periodo, quindi fallo solo se non sono ancora state incassate. Se hai già generato un file di addebito bancario, annullalo prima.
Vedi quanto paghi, consulta lo storico e registra o modifica il tuo conto bancario.
Come proprietario puoi consultare in qualsiasi momento quanto paghi alla comunità, se hai ricevute in sospeso e su quale conto bancario ti viene addebitato. Solo tu e l'amministratore vedete i tuoi dati economici: nessun altro condomino vi ha accesso.
Vedrai la tua quota attuale, con quale periodicità viene addebitata (mensile, trimestrale o annuale) e il dettaglio per voce: quanto della tua quota va alle pulizie, quanto all'ascensore, quanto all'assicurazione. Compaiono anche le quote straordinarie che ti spettano, se la comunità ne ha approvata qualcuna.
Ogni ricevuta indica se è pagata o in sospeso. Lo storico ti permette di consultare quanto hai pagato negli esercizi precedenti.
Perché la comunità possa addebitarti le quote le serve il tuo IBAN.
L'amministratore riceve un avviso e convaliderà il conto. Dal successivo flusso di addebiti, le ricevute saranno addebitate lì.
Puoi modificare il tuo IBAN quando vuoi dalla stessa schermata: sovrascrivi il precedente e salva. Fallo con anticipo rispetto alla data di addebito, perché un flusso già inviato alla banca non può essere reindirizzato su un altro conto.
Se preferisci non pagare più tramite addebito, cancella l'IBAN e comunicalo all'amministratore per concordare un'altra modalità di pagamento.
Tornerà a comparire come in sospeso. Verifica che il tuo IBAN sia corretto e che il conto avesse fondi, correggilo se necessario e contatta l'amministratore dalla sezione Messaggi per concordare come regolarizzarla.
La quota viene calcolata automaticamente in base ai millesimi della tua proprietà e al bilancio approvato in assemblea. Se pensi che ci sia un errore, scrivi all'amministratore da Messaggi spiegando quale voce non ti torna: potrà verificare i millesimi e le categorie di spesa assegnate alla tua unità.
Registra il conto della comunità, sincronizzalo con la banca e importa gli estratti conto.
Collegare il conto bancario della comunità fa sì che i movimenti entrino da soli nell'applicazione e che i pagamenti dei condomini vengano riconciliati automaticamente con le loro quote.
Una comunità può avere più conti; compariranno tutti nella sezione con il rispettivo saldo attuale.
Perché i movimenti si scarichino da soli, clicca su Sincronizza nel conto. Verrai reindirizzato al sito della tua banca per autorizzare l'accesso in sola lettura. Una volta autorizzato:
Per normativa bancaria l'autorizzazione scade periodicamente; quando accade, clicca di nuovo su Sincronizza per rinnovarla.
Se la tua banca non consente il collegamento diretto, puoi scaricare dal suo sito l'estratto conto in formato Norma 43 (un file di testo offerto da tutte le banche spagnole) e importarlo:
L'applicazione scarta i movimenti già registrati, quindi puoi importare estratti sovrapposti senza duplicare le registrazioni.
Per registrare un movimento che la banca non ha (un pagamento in contanti, una rettifica contabile), clicca su Nuovo movimento nel conto e inserisci data, causale e importo. Se un movimento è errato, puoi eliminarlo dall'elenco dei movimenti.
L'opzione Elimina conto rimuove il conto e il suo storico di movimenti dalla comunità. Non è reversibile, quindi usala solo per conti creati per errore o già chiusi in banca.
Ripartisci una spesa una tantum, come dei lavori, tra i proprietari e segui la riscossione.
Una quota straordinaria serve a pagare una spesa una tantum non prevista dal bilancio: rifacimento della facciata, sostituzione dell'ascensore, riparazione di un guasto importante. Viene ripartita tra le proprietà come le quote ordinarie, ma è indipendente da esse e viene riscossa a parte.
I proprietari interessati ricevono una notifica e vedono la quota straordinaria accanto alle loro quote.
Apri la quota straordinaria e clicca su Modifica. Puoi cambiare la causale, l'importo, la ripartizione o il numero di rate. Se modifichi l'importo, l'applicazione ricalcola quanto spetta a ciascuna proprietà.
Fai attenzione se alcune rate sono già state riscosse: modifica solo quelle ancora da incassare, per non alterare quanto già pagato.
Se devi addebitare qualcosa a un solo proprietario (una riparazione a suo carico, un consumo privato), non creare una quota straordinaria: usa Quota aggiuntiva dalla sua scheda. Puoi anche applicarla a più proprietari contemporaneamente con l'opzione di quota aggiuntiva in blocco.
Dall'elenco delle quote, apri la quota straordinaria e clicca su Elimina. Viene cancellata per tutte le proprietà e non è recuperabile. Fallo solo se è stata creata per errore e non è ancora stata riscossa.
Riscuoti le quote tramite addebito diretto e registra chi ha pagato e chi no.
Un flusso di addebiti è il file che invii alla banca per riscuotere in una sola volta le quote domiciliate di tutti i proprietari. L'applicazione lo genera nel formato SEPA accettato dagli istituti bancari.
Il pulsante Report degli addebiti genera un PDF con tutti gli addebiti e i relativi importi, utile per l'archivio e per la riconciliazione con la banca.
La sezione Pagamenti mostra, per ogni proprietà, se la quota è pagata o ancora da saldare.
Quando la banca restituisce un addebito, riportalo a non pagato nella sezione dei pagamenti. Quella quota torna a contare come insoluta e il proprietario inizierà a comparire nel monitoraggio della morosità, dove potrai gestirne il recupero.
L'opzione Analizza addebiti consente di caricare il file di risposta della banca (o un PDF con gli insoluti) affinché l'applicazione individui automaticamente quali addebiti sono stati respinti e ne aggiorni lo stato, evitandoti di controllarli uno a uno.
Prepara le dichiarazioni della comunità a partire dalle spese già registrate.
L'applicazione prepara i modelli fiscali che la comunità deve presentare a partire da spese, fornitori e ritenute che hai già registrato. Non li presenta al fisco al posto tuo, ma ti fornisce i dati calcolati e verificati.
Il calcolo vale quanto i dati registrati. Prima di considerare valido un modello, verifica che:
Se rilevi un errore, correggi la spesa o la scheda del fornitore e rigenera il modello: verrà ricalcolato con i dati aggiornati.
Consulta chi è in arretrato, registra i solleciti e prepara il recupero del credito.
La sezione morosità raccoglie i proprietari con quote non pagate e ti permette di documentare ogni sollecito, cosa indispensabile se la comunità finisce per recuperare il credito per via giudiziale.
L'amministratore e i membri del consiglio. I condomini non vedono il debito degli altri proprietari: ognuno vede solo il proprio.
Vedrai un elenco con ogni proprietario debitore, l'importo totale dovuto, il numero di ricevute non pagate e l'anzianità del debito più vecchio. Puoi ordinare per importo per affrontare prima i casi più gravi.
Cliccando su un proprietario accedi al dettaglio: quali quote deve esattamente e da quando.
Ogni volta che contatti un moroso, annotalo. È il modo di dimostrare che la comunità ha tentato di riscuotere prima di agire.
Le note possono essere modificate in caso di errore di scrittura ed eliminate se create per sbaglio, ma è bene non cancellare lo storico dei solleciti realmente effettuati.
L'opzione Analizza consente di caricare un PDF (ad esempio, un elenco di insoluti della banca) affinché l'applicazione lo legga e incroci automaticamente i mancati pagamenti con i proprietari, aggiornando lo stato delle loro quote senza doverli controllare uno a uno.
Segna le sue quote come pagate nella sezione Pagamenti. Il proprietario esce automaticamente dall'elenco dei morosi non appena il debito arriva a zero. Se aveva un accordo di pagamento rateale, annota nelle note che è stato rispettato.
Genera il rendiconto dell'esercizio in PDF o PowerPoint e ottieni un'analisi automatica.
Il report annuale riunisce tutti i conti dell'esercizio: quanto preventivato, quanto speso, quanto incassato e il risultato finale. È il documento presentato ai condomini nell'assemblea ordinaria per l'approvazione del rendiconto.
A schermo vedrai il riepilogo: spese per categoria, entrate da quote, confronto con il preventivo e saldo finale. Puoi scomporlo per divisione (per vedere quanto ha speso ogni scala) o per proprietario (per vedere quanto ha versato ciascuno).
L'opzione Analisi IA esamina i conti dell'esercizio e redige un report in linguaggio naturale che evidenzia:
È un buon punto di partenza per preparare il tuo intervento in assemblea, ma conviene rivederne le conclusioni prima di presentarle: l'IA analizza i dati presenti nell'applicazione, quindi se una spesa non è stata registrata non ne terrà conto.
Con Consulta personalizzata puoi porre domande in linguaggio naturale sui conti della comunità («quanto abbiamo speso in idraulica negli ultimi tre anni?») e scaricare la risposta in PDF.
Il report è disponibile per l'amministratore e per i membri del consiglio. Se vuoi che lo vedano tutti i condomini, esportalo in PDF e caricalo nella sezione Documenti della comunità.
Segnala guasti, monitorali, assegna fornitori e approva i lavori svolti.
Affida il guasto a un fornitore, segui il lavoro e approva le giornate svolte.
Quando un condomino segnala un guasto, sono l'amministratore e il consiglio a portarlo avanti: valutano se procedere, lo assegnano a un fornitore e approvano il lavoro una volta terminato.
Dalla sezione Segnalazioni della comunità vedi tutte quelle di quella comunità. Se ne amministri diverse, la vista Tutte le segnalazioni ti mostra in un'unica schermata quelle di tutte le tue comunità, così puoi dare priorità in base all'urgenza e non alla comunità.
Puoi cercare e filtrare per stato, categoria o data.
Il fornitore riceve un avviso con la descrizione, le foto e la posizione (compresa quella sul modello 3D, se il condomino l'ha indicata). La segnalazione passa allo stato Assegnata e il condomino che l'ha aperta viene notificato.
Per cambiare fornitore, clicca di nuovo su Assegna e scegline un altro: la segnalazione viene riassegnata senza perdere lo storico né i commenti.
Quando il lavoro è concluso, apri la segnalazione e clicca su Risolvi. Aggiungi una nota di chiusura che spieghi cosa è stato fatto: è ciò che vedrà il condomino e ciò che resterà nello storico della comunità.
Se il guasto si ripresenta, è preferibile riaprire la segnalazione esistente invece di crearne una nuova, così è chiaro che si tratta di un problema ricorrente.
Gli operai registrano le giornate dedicate a ciascuna segnalazione. Queste restano in attesa della tua approvazione prima di poter essere fatturate.
Il report delle giornate ti fornisce il totale delle ore per fornitore e periodo, utile per verificare una fattura prima di pagarla.
Vanno eliminate solo le segnalazioni duplicate o create per errore. Un guasto reale, anche se non viene mai riparato, è meglio chiuderlo con una nota esplicativa: lo storico delle segnalazioni è un'informazione preziosa quando bisogna giustificare una quota straordinaria o trattare con un fornitore.
Segnala un guasto con foto, localizzalo nell'edificio e segui la sua risoluzione.
Quando qualcosa si rompe nelle aree comuni (l'ingresso, l'ascensore, la piscina, il garage), non comunicarlo con un messaggio: crea una segnalazione. In questo modo resta registrata, l'amministratore può assegnarle un fornitore e tu puoi seguirne l'andamento in ogni momento.
L'amministratore e il consiglio ricevono un avviso non appena la crei.
Se la tua comunità ha il modello 3D configurato, puoi usare Nuova segnalazione in 3D: ruota l'edificio, clicca sul punto esatto dove si trova il problema e la segnalazione resterà indicata lì. Il fornitore saprà dove andare senza che nessuno debba accompagnarlo.
Ogni segnalazione attraversa diversi stati, visibili nella sua scheda:
Riceverai una notifica a ogni cambio di stato e potrai scrivere commenti nella segnalazione stessa per aggiungere informazioni o chiedere come procede.
Convocazioni di assemblea, ordine del giorno, votazioni e firma del verbale.
Crea la riunione con il suo ordine del giorno e invia la convocazione a tutti i proprietari.
La convocazione è il documento con cui i proprietari vengono chiamati in assemblea. L'applicazione la genera, la invia via email a tutti i condomini e conserva la prova dell'invio, che è ciò che rende valide le delibere adottate.
L'amministratore e i membri del consiglio direttivo, di norma il presidente.
La riunione viene creata in stato di bozza: non è ancora visibile a nessuno.
Finché è in bozza puoi modificare liberamente la riunione: cambiare la data, riordinare i punti dell'ordine del giorno, aggiungere documenti o correggere il testo. Controllala bene, perché una volta inviata la convocazione non dovrebbe più essere modificata.
Tutti i proprietari ricevono la convocazione via email e una notifica nell'applicazione. Il PDF viene inoltre pubblicato nella comunità per chi volesse scaricarlo.
Se un condomino dichiara di non averla ricevuta, usa Reinvia convocazione: gli viene inviata di nuovo senza disturbare gli altri.
Se l'assemblea va sospesa, modifica la riunione e contrassegnala come annullata, oppure eliminala se era ancora in bozza e non era stato inviato nulla. Quando la convocazione è già stata inviata, è preferibile annullarla anziché cancellarla, così resta traccia che era stata convocata e poi sospesa, e avvisare i condomini con un messaggio.
Raccogli le delibere dell'assemblea, firmale digitalmente e distribuiscile ai condomini.
Il verbale è il documento che raccoglie quanto deliberato in assemblea. Senza un verbale firmato le delibere non sono esecutive. L'applicazione lo genera a partire dall'ordine del giorno e dalle votazioni, e consente di firmarlo digitalmente.
Il verbale resta in bozza. Puoi modificarlo tutte le volte che serve finché non è firmato, quindi prenditi il tempo per rivedere la formulazione.
Quando il contenuto è definitivo, clicca su Firma. Firmano il presidente e l'amministratore o segretario:
Una volta firmato, il verbale non può essere modificato. Se in seguito emerge un errore, non cancellarlo: va corretto con una rettifica formale o portato come punto alla successiva assemblea.
Alla firma, il verbale:
Qualsiasi condomino può scaricarlo in PDF quando vuole, compresi i verbali delle assemblee di anni precedenti.
Le delibere che comportano spese (una quota straordinaria approvata, un aumento delle quote) non si applicano da sole: ricordati di crearle nella sezione Quote citando il verbale che le supporta.
Messaggi, notifiche, bacheca e archivio documentale della comunità.
Consulta verbali, preventivi e contratti e carica nuova documentazione.
La sezione Documenti è l'archivio della comunità: verbali, regolamento, preventivi, contratti con i fornitori, polizze assicurative e qualsiasi altro documento che debba essere a disposizione dei condomini.
Tutti gli utenti della comunità possono vedere l'elenco dei documenti e scaricarli. Ogni documento mostra il nome, la data e chi lo ha caricato. Usa il campo di ricerca per trovarne uno specifico per nome.
I verbali delle assemblee vengono pubblicati qui automaticamente non appena firmati, quindi è qui che si consultano le delibere delle riunioni passate.
Solo l'amministratore e i membri del consiglio possono aggiungere documenti.
I condomini ricevono una notifica quando viene pubblicato un nuovo documento.
Dal menu di ogni documento puoi eliminarlo. Tieni presente che l'azione non è reversibile e che il documento non sarà più disponibile per nessun condomino: rifletti bene prima di cancellare un verbale o un contratto in vigore.
Scrivi all'amministratore o al consiglio e resta aggiornato sugli avvisi della tua comunità.
L'applicazione riunisce in un unico posto la comunicazione con la tua comunità, così nulla si perde tra catene di email o gruppi di messaggistica.
La sezione Messaggi della comunità funziona come una casella di conversazioni. Ogni discussione raggruppa un argomento con le relative risposte.
Il destinatario riceve una notifica e potrà risponderti nella stessa discussione, così l'intera conversazione resta ordinata e consultabile in seguito.
L'icona a campana nel menu in alto mostra gli avvisi in sospeso. Riceverai una notifica quando:
Cliccando su un avviso, questo viene segnato come letto e ti porta direttamente al contenuto. Gli avvisi importanti vengono inviati anche via email, quindi conviene tenere aggiornato il tuo indirizzo in Il mio profilo.
Prenotazione di aree comuni, turni, pass ospiti e controllo accessi con QR.
Configura quali aree sono prenotabili, definisci i loro orari e controlla gli accessi.
Prima che i condomini possano prenotare, occorre creare le strutture e definirne i turni. Se ne occupano l'amministratore e i membri del consiglio.
Una struttura senza turni non è prenotabile. I turni sono le fasce orarie in cui è suddivisa la giornata.
Per eliminare un turno, cliccalo e scegli Elimina. Fai attenzione se ci sono già prenotazioni su di esso: avvisa prima i condomini interessati.
Quando un'area non è utilizzabile temporaneamente (la piscina in inverno, un campo in ristrutturazione), non cancellarla: usa l'interruttore Attiva / Disattiva. La struttura smette di accettare nuove prenotazioni ma conserva la configurazione e lo storico, e potrai riattivarla quando sarà di nuovo disponibile.
Da Prenotazioni vedi tutte quelle della comunità, con chi ha prenotato, quale struttura e quando. Puoi annullare una prenotazione se necessario, ad esempio se l'area va chiusa per un guasto; il condomino riceve una notifica.
L'opzione Convalida apre il lettore di codici QR. Serve a verificare all'ingresso che una prenotazione o un pass ospite siano validi.
È lo strumento usato dal portiere o da chi si occupa del controllo accessi.
Prenota il campo o la sala comune, annulla se non vai e invita persone esterne.
Se la tua comunità dispone di aree comuni prenotabili (campo da padel, piscina, sala comune, palestra), puoi prenotarle dall'applicazione e portare ospiti con un pass dotato di codice QR.
La prenotazione compare nel tuo elenco con un codice QR. Mostralo se la comunità ha il controllo accessi su quell'area.
Ogni comunità stabilisce le proprie regole: quante prenotazioni puoi avere contemporaneamente, con quanto anticipo si apre il calendario o se c'è un limite di turni a settimana. Se il sistema non ti permette di prenotare, di solito hai raggiunto uno di questi limiti.
Se alla fine non userai la struttura, annulla il prima possibile: apri la prenotazione nel tuo elenco e clicca su Annulla. Il turno torna disponibile per gli altri condomini.
Annullare per tempo è importante nelle comunità con molta richiesta; alcune penalizzano le prenotazioni non usate e non annullate.
Per portare qualcuno che non abita nella comunità:
L'ospite mostra il QR all'ingresso e il pass viene convalidato. I pass hanno una data di scadenza: valgono solo per il giorno per cui sono stati emessi.
Gli ospiti che registri restano associati al tuo utente. Sei responsabile del loro comportamento nelle aree comuni, quindi non condividere i pass con persone che non verranno con te.
Come funziona il sistema dei ruoli: cosa vede ogni profilo, come si assegnano e quali contenuti sono visibili a ciascuno.
Come registrare un condomino, nominare le cariche del consiglio e dare accesso ai lavoratori di un fornitore.
Il profilo di un utente non si sceglie da una schermata di permessi a parte: deriva da ciò che quella persona è nel condominio. Un proprietario registrato è condomino; se ricopre una carica nel consiglio ottiene i permessi del consiglio; chi lavora per un fornitore entra come lavoratore.
L'amministratore e i membri del consiglio. Né il condomino né il lavoratore possono cambiare il proprio profilo o quello altrui.
Dalla scheda Condominio, nel blocco utenti. Registrando un proprietario o inquilino e collegandolo alla sua unità, la persona ottiene l'accesso con profilo condomino.
Controlla l'email: è il canale di accesso, convocazioni e avvisi urgenti.
I permessi del consiglio sono legati alla carica. Nella scheda Condominio, il blocco Consiglio mostra le cariche vigenti e lo storico. Assegnando una carica a un condomino, questi passa a gestire il condominio con i permessi descritti nella Guida del presidente e del consiglio.
Al termine del mandato la persona torna a essere condomino e le azioni di gestione scompaiono. Lo storico conserva chi ha ricoperto ogni carica e quando.
I lavoratori non si registrano come condòmini: dipendono da un fornitore. Nella scheda Fornitori ogni fornitore ha le sue persone, che accedono con profilo lavoratore.
L'accesso è limitato al condominio — o ai condomìni — serviti dal fornitore.
Cartelle condivise, finanze in sola lettura, segnalazioni assegnate e comunicazioni: cosa raggiunge ogni profilo.
Oltre alle schede di ogni profilo, alcuni contenuti si condividono in modo selettivo. Ecco i quattro casi in cui la visibilità si decide contenuto per contenuto.
Il caso più importante, perché decidi tu. Le cartelle (verbali, contratti, convocazioni, regolamento, fatture, preventivi) si contrassegnano come visibili ai condòmini oppure restano riservate alla gestione. L'etichetta Condòmini segnala quelle condivise.
Controlla l'etichetta prima di caricare un documento sensibile.
Conti, saldo e movimenti non sono nascosti ai condòmini: la trasparenza economica fa parte del funzionamento del condominio. Cambia solo che il condomino non ha le azioni di gestione.
L'eccezione è il lavoratore, che non accede affatto alle Finanze.
Le comunicazioni le inviano amministratore e consiglio e le ricevono tutti i condòmini, evidenziate se urgenti. Le votazioni funzionano allo stesso modo. Non esiste un invio selettivo a un sottoinsieme di condòmini.
Il lavoratore non accede ai dati degli altri condòmini. Ogni utente gestisce i propri dati — telefono, email, avatar e password — da Il mio profilo.
I quattro profili di Afincados, cosa determina ciò che vede ogni utente e perché il menu cambia da una persona all'altra.
In Afincados ciò che vedi dipende dal tuo profilo. Non esiste una schermata di permessi da configurare voce per voce: ogni utente ha un profilo all'interno di un condominio, e quel profilo decide quali schede compaiono nel menu e quali pulsanti puoi premere.
La stessa persona può avere profili diversi in condomìni diversi: puoi essere presidente dove vivi e condomino nella casa al mare. Per questo ogni scheda in I miei condomìni mostra il tuo ruolo in quel condominio.
Il profilo lo assegna l'amministratore o il consiglio: vedi Assegnare e cambiare il profilo di un utente.
Confronto delle schede del menu e delle azioni principali per amministratore, consiglio, condomino e lavoratore.
Due tabelle riassumono tutto il sistema: quali schede ottiene ogni profilo e quali azioni può compiere.
| Scheda | Amministratore | Presidente / Consiglio | Condomino | Lavoratore |
|---|---|---|---|---|
| Condominio | Sì | Sì | Sì | No |
| Edificio | Sì | Sì | Sì | No |
| Finanze | Sì | Sì | Sì (sola lettura) | No |
| Documenti | Sì | Sì | Sì (cartelle condivise) | No |
| Segnalazioni | Sì | Sì | Sì | Sì (solo le sue) |
| Fornitori | Sì | Sì | Sì | Sì (la sua azienda) |
| Pass | Sì | Sì | Sì | No |
| Comunicazioni | Sì | Sì | Sì (le riceve) | No |
| Votazioni | Sì | Sì | Sì (vota) | No |
| La mia giornata | No | No | No | Sì |
| Fisco | Sì | No | No | No |
| Consulente LPH | Sì | No | No | No |
| Calendario | Sì | No | No | No |
| Casella amministratore | Sì | No | No | No |
| Azione | Amministratore | Presidente / Consiglio | Condomino | Lavoratore |
|---|---|---|---|---|
| Creare condomìni | Sì | No | No | No |
| Registrare utenti e unità | Sì | Sì | No | No |
| Modificare millesimi e catasto | Sì | Sì | No | No |
| Creare quote, straordinarie e addebiti | Sì | Sì | No | No |
| Consultare conti e movimenti | Sì | Sì | Sì (sola lettura) | No |
| Segnalare un guasto | Sì | Sì | Sì | Sì |
| Assegnare e chiudere segnalazioni | Sì | Sì | No | No |
| Convocare assemblee e pubblicare verbali | Sì | Sì | No | No |
| Caricare documenti e impostarne la visibilità | Sì | Sì | No | No |
| Inviare comunicazioni | Sì | Sì | No | No |
| Aprire votazioni | Sì | Sì | No | No |
| Votare | Sì | Sì | Sì | No |
| Dipendenti, buste paga e modelli fiscali | Sì | No | No | No |
| Timbrare entrata e uscita | No | No | No | Sì |
Tra amministratore e consiglio il confine è la parte fiscale e gli strumenti interni. Per il resto, il consiglio gestisce come l'amministratore.
Tra consiglio e condomino il confine è gestire contro consultare e partecipare.
Il lavoratore è fuori da questa scala: una vista diversa — giornata, segnalazioni assegnate e fornitore — senza accesso a finanze, documenti o dati degli altri condòmini.