Convocare un'assemblea e inviare la convocazione

La convocazione è il documento con cui i proprietari vengono chiamati in assemblea. L'applicazione la genera, la invia via email a tutti i condomini e conserva la prova dell'invio, che è ciò che rende valide le delibere adottate.

Chi può convocare

L'amministratore e i membri del consiglio direttivo, di norma il presidente.

Creare la riunione

1. Entra nella comunità e apri la sezione Riunioni.
2. Clicca su Nuova riunione.
3. Scegli il tipo: ordinaria (quella annuale, per approvare rendiconto e preventivo) o straordinaria (per una questione specifica).
4. Indica data e ora della prima convocazione e della seconda. La seconda si fissa di solito mezz'ora dopo, nel caso in cui non ci sia il quorum alla prima.
5. Scrivi il luogo di svolgimento.
6. Redigi l'ordine del giorno: aggiungi un punto per ogni argomento da trattare. Sii preciso, perché non si possono adottare delibere valide su argomenti non elencati.
7. Allega la documentazione necessaria: il preventivo, il rendiconto annuale, i preventivi di un intervento…
8. Salva.

La riunione viene creata in stato di bozza: non è ancora visibile a nessuno.

Modificare prima di inviare

Finché è in bozza puoi modificare liberamente la riunione: cambiare la data, riordinare i punti dell'ordine del giorno, aggiungere documenti o correggere il testo. Controllala bene, perché una volta inviata la convocazione non dovrebbe più essere modificata.

Inviare la convocazione

1. Apri la riunione e clicca su Invia convocazione.
2. Controlla l'anteprima dell'email che riceveranno i condomini.
3. Conferma l'invio.

Tutti i proprietari ricevono la convocazione via email e una notifica nell'applicazione. Il PDF viene inoltre pubblicato nella comunità per chi volesse scaricarlo.

Se un condomino dichiara di non averla ricevuta, usa Reinvia convocazione: gli viene inviata di nuovo senza disturbare gli altri.

Annullare una riunione

Se l'assemblea va sospesa, modifica la riunione e contrassegnala come annullata, oppure eliminala se era ancora in bozza e non era stato inviato nulla. Quando la convocazione è già stata inviata, è preferibile annullarla anziché cancellarla, così resta traccia che era stata convocata e poi sospesa, e avvisare i condomini con un messaggio.