Convocar una junta y enviar la convocatoria
Crea la reunión con su orden del día y envía la convocatoria a todos los propietarios.
La convocatoria es el documento con el que se cita a los propietarios a una junta. La aplicación la genera, la envía por correo a todos los vecinos y guarda constancia del envío, que es lo que da validez a los acuerdos que se tomen.
Quién puede convocar
El administrador y los miembros de la junta de gobierno, normalmente el presidente.
Crear la reunión
- Entra en la comunidad y abre la pestaña Reuniones.
- Pulsa Nueva reunión.
- Elige el tipo: ordinaria (la anual, para aprobar cuentas y presupuesto) o extraordinaria (para un asunto concreto).
- Indica la fecha y la hora de la primera convocatoria y de la segunda. La segunda suele fijarse media hora después, por si no hay quórum en la primera.
- Escribe el lugar de celebración.
- Redacta el orden del día: añade un punto por cada asunto a tratar. Sé concreto, porque no se pueden tomar acuerdos válidos sobre asuntos que no figuren en él.
- Adjunta la documentación necesaria: el presupuesto, el informe anual, los presupuestos de una obra…
- Guarda.
La reunión queda creada en estado borrador: todavía no la ve nadie.
Editar antes de enviar
Mientras esté en borrador puedes editar libremente la reunión: cambiar la fecha, reordenar los puntos del orden del día, añadir documentos o corregir la redacción. Revísala bien, porque una vez enviada la convocatoria ya no debería modificarse.
Enviar la convocatoria
- Abre la reunión y pulsa Enviar convocatoria.
- Revisa la vista previa del correo que van a recibir los vecinos.
- Confirma el envío.
Todos los propietarios reciben la convocatoria por correo electrónico y una notificación en la aplicación. El PDF queda además publicado en la comunidad para quien quiera descargarlo.
Si algún vecino dice no haberla recibido, usa Reenviar convocatoria: se le envía de nuevo sin volver a molestar al resto.
Anular una reunión
Si hay que suspender la junta, edita la reunión y márcala como cancelada, o elimínala si aún estaba en borrador y no se había enviado nada. Cuando la convocatoria ya se ha enviado, es preferible cancelarla antes que borrarla, para que quede constancia de que se convocó y se suspendió, y avisar a los vecinos con un mensaje.